16. Обработка на таблични данни - обобщение и упражнения

 

Проектиране на таблица

Основните характеристики на добре проектирана таблица са:

• лесна за четене благодарение на подходящи шрифтове и цветове;

• логично подредени редове и колони както за четене, така и за въвеждане на данни;

• подходящо избрани етикети и заглавия, изясняващи целта на таблицата;

• добре откроени и позиционирани ключови стойности като например суми, средни стойности и др.

 

Адресиране в електронна таблица

Адресирането идентифицира клетка или област от клетки в работните листове и дава указание на програмата откъде да извлече данните за извършване на изчисленията в дадена формула. Възможни са два типа адресиране: относително и абсолютно.

Относително адресиране - Адрес на клетка, изменящ се при копиране на формулата, се нарича относителен.

Абсолютно адресиране се налага в случаите, когато е необходимо във формулите да се използва стойност или област от стойности, която няма да се променя в процеса на копиране и разпространяване. За да се направи относителният адрес абсолютен, достатъчно е да постави знак $ пред буквата на колоната и пред номера на реда: например $A$1.

Адресиране на области: Адресът на правоъгълна област се образува от адресите на най-горната лява и най-долната дясна клетка, разделени със знака ”:“ (напр. А4:D5 или $F$3:$H$8).

Типове данни

В таблиците могат да се въвеждат два типа данни – текстови и числови.

  • Текстовите данни представляват поредица от букви, цифри и препинателни знаци с максимална дължина 255 символа. Те се подравняват вляво на клетката, т.е. изписват се от началото на клетката.
  • Числовите данни са поредица от цифри и десетичен знак. Числата може да започват със знак + или -. Ако едно число е записано вярно, то се подравнява вдясно на клетката. Ако числото се подравни отляво, това означава, че електронната таблица приема въведената информация като текст.

 

В електронните таблици форматите за типовете данни са:
General– без определен формат;
Number– числа (цели или десетични дроби, знакът за дробна част се определя от регионалните настройки в контролния панел);
Currency, Accounting – валута;
Date – дата (според регионалните настройки);
Time – час от денонощието;
Percentage – проценти;
Fraction – обикновена дроб (например 1/3, 1/2);
Scientific – числа с плаваща запетая;
Text – текстови данни;
Special – за данни, характерни за държавата (телефонни номера, пощенски кодове и др.);
Custom – потребителски формат (може да се конструира от потребителя).

 

Сортиране на данни в електронна таблица

За удобство при работа с голям набор от данни в таблиците, е необходимо те да се подредят по определени критерии.

Сортирането в електронната таблица е пренареждане на данни от един тип в определен ред по един, два или повече критерия. Извършва се в зависимост от типа на данните:
● числови данни – от най-голямото към най-малкото (низходящо сортиране, Largest to Smallest) или обратно – от най-малкото към най-голямото (възходящо сортиране, Smallest to Largest);
● текстови данни – в азбучен ред (от А към Я, A to Z) или обратно;
● дати и часове – в хронологичен ред (от по-стара дата към по-нова) или обратно, от най-близката към най-отдалечената назад дата;
● празните записи се подреждат накрая.

 

Сортирането в електронната таблица улеснява намирането и сравняването на информация и позволява на потребителя да избира нива на сортиране и да дефинира параметри. Това се осъществява от Custom Sort (потребителско сортиране). Стартира се от Home/Editing/Sort & Filter. В отворения диалогов прозорец се избира бутонът Add Level, за да се добави ниво за сортиране. В падащото меню Sort by се избира колоната, която ще се сортира. От Sort On се подбира по какво ще се сортира (по стойност, по цвят на текста или на клетката), а в Order – начинът, по който ще се осъществи сортирането.

Обединяване на клетки

Обединяването на клетки слива две или повече клетки, за да се създаде нова, по-голяма клетка с помощта на командата Merge & Center (Обедини и центрирай). По този начин може да се създава етикет, който обхваща няколко съседни клетки от колони или редове.

При необходимост можете да разделите клетките, които сте обединили, чрез Unmerge Cells.

 

Разполагане на съдържанието на клетка на няколко реда

 

Текстът в таблицата може да се пренася така, че да се показва на няколко реда в клетката. За целта първо трябва да бъдат избрани клетките от работния лист, които ще бъдат форматирани. Следващата стъпка при тази операция е от раздела Home (Начало) в групата Alignment (Подравняване) да се избере командата Wrap text (Текст на повече редове). Може да се форматира клетката така, че текстът да се пренася автоматично или да бъде въвеждан ръчно нов ред.

 

Търсене и замяна на данни в електронна таблица

Когато се работи с голям обем таблични данни, е полезно да има възможност за бързо намиране на текстова или числова информация. Чрез командата Home/Find & Select/Find  въвеждаме съдържанието, което трябва да се намери.

Бутонът Options (Опции) дава достъп до допълнителни критерии за търсене.
● търсене на данни в работен лист или в цяла работна книга (Within);
● търсене на данни в редове или колони (Search);
● търсене на данни, при които се прави разлика между малки и главни букви (Match case);
● търсене в клетки, които съдържат точно знаците, които са въведени в полето за търсене (отметка на Match entire cell contents).
Следващата стъпка е да изберем Find All (Намери всички) или Find Next (Намери следващ).

 

За да се замести текст или числа, се въвеждат знаците за заместване в полето Replace (Замести) и после се натиска върху Replace или Replace All.
Within(вътре) – в активния работен лист или в цялата книга.
Search– търсенето да стане по редове или по колони.
Look in – сравнява с формулата или със стойността на клетката, когато е пресметната с формула.
Match case – проверява за малки и главни букви.
Match entire cell contents – проверява съдържанието на цялата клетка.

Диаграми

Стойността на една клетка от таблицата се представя графично като точка в диаграма. Стойностите на клетките от един ред (колона) образуват серия.

Кръгови диаграми се използват за сравнение на две или повече части от цялото, което образуват. Площта на всеки сектор от диаграмата (съответно ъгъла на сектора) е пропорционална на броя на наблюденията в съответната категория.

Диаграма в таблица можем да вмъкнем от менюто Insert, раздела Chart.

 

Стълбовидната диаграма е по-подходяща, когато има данни на два и повече обекти в един и същи интервал. Така може да се направи сравнение на състоянията на обектите в един интервал.

Линейната диаграма е подходяща, когато има изменение на състоянието на един обект. Линейните диаграми могат да показват непрекъснати данни във времето по равномерно мащабирана ос и затова са идеални за показване на тенденции в данни на равни интервали.

Копиране на диаграма в отделен лист

Командата, с която може да се премести диаграма от един лист в друг, е Move Chart. Тя може да се избере, след като е маркирана диаграмата или от контекстното меню, или от раздел Design/Location.

Условно форматиране (conditional formatting) е инструмент, който помага да се оцветят клетките на базата на дадено условие.